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登記管理信息
新疆:昌吉州把好“四關”,扎實做好事業單位法人登記檔案整理和數字化工作(2019年1月30日)
時間:2019年01月30日

 

  一、把好前期準備關,確保檔案整理如期啟動。事業單位法人登記檔案對事業單位管理具有非常重要的查考和歷史記錄作用,根據國家事業單位登記管理局《事業單位登記管理檔案管理辦法》的要求,對所有事業單位法人登記檔案進行整理和數字化,通過政府采購,選擇了具有檔案整理保密資質的企業進行檔案整理和數字化。主動對接州檔案局,邀請州檔案局對我辦事業單位登記檔案工作進行指導和培訓,同時積極爭取資金、協調場地和辦公設施,為檔案整理前期準備工作奠定基礎,確保檔案整理和數字化工作于2018年6月初如期啟動。

  二、把好檔案梳理關,確保檔案的完整性。摸清需要整理的檔案數,堅持“一戶一檔”原則,哪些是現有機構,哪些是注銷機構,做到一個單位一個檔案盒,對州直2000年以來290家事業單位檔案進行了調查梳理,對已經注銷機構和現有事業單位進行分門別類整理。同時,根據每個事業單位設立登記后的年代順序,按照設立、變更、注銷、年度報告公示等不同登記事項進行全面核對,對在整理過程中發現的缺失的資料,按照“缺什么補什么”的要求及時補足,確保檔案齊全、完整。

  三、把好流程關,確保檔案整理規范化、標準化。按照專業檔案的整理要求,將2000年至2017年事業單位法人登記文件材料進行科學的分類、整理、歸檔。按事業單位登記序號排列,統一分類、統一編號、統一格式,按單位建立目錄索引。同時,按照紙質檔案全文數字化掃描的要求,對整理規范的4149 件進行了全文數字化掃描,并及時進行了數據備份,實行雙套制管理,使事業單位登記檔案管理更加規范化、標準化。

  四、把好審核監督關,確保檔案整理質量。對檔案整理和數字化全過程進行把關,要求公司加強人員管理,嚴肅保密紀律,對工作場地進行錄像監控,嚴禁將檔案帶出工作現場,掃描現場的計算機及其他設備禁止連接互聯網。編辦工作人員每天查看檔案整理情況,發現問題及時與州檔案局相關人員對接,并不斷修改完善。邀請州檔案局專業人員嚴把驗收關,對掃描后的電子檔案與紙質材料進行核對,對案卷目錄、全引目錄及內容進行核對,項目結束后多次抽檢,最后抽檢無任何問題后方可通過驗收,確保了檔案整理的質量。

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